Datenaufbewahrung¶

Datenaufbewahrungsregeln legen fest, wie lange unterschiedliche Datenarten gespeichert und wie und wann die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bereinigt werden.

Aufbewahrungsregeln helfen Organisationen unter anderem dabei,

gesetzliche und regulatorische Anforderungen an die Datenspeicherung (HIPAA, FINRA, SOX) einzuhalten und
veraltete Daten zu entfernen, die viel Speicherplatz belegen und die Navigation durch Unternehmensdaten erschweren.

Zur Unterstützung dieser Anforderungen bietet Afi Backup Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen, nach dem GFS-Prinzip und auf Elementebene. Sie bereinigen Daten, sobald diese das in der Regel festgelegte Alter erreichen. Aufbewahrungsregeln werden auf der Registerkarte Service → Settings → SLA als Bestandteil der Einstellungen einer Sicherungs-SLA-Richtlinie konfiguriert.

Unterstützte Aufbewahrungsrichtlinien¶

Aufbewahrung von Sicherungsversionen¶

Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen legen fest, wie lange das System historische Sicherungs-Snapshots aufbewahrt. Sie gelten für alle Workload-Typen. Weitere Einzelheiten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.

GFS-Aufbewahrung¶

GFS-Aufbewahrungsregeln (Grandfather-Father-Son) ähneln Regeln für Sicherungsversionen und werden auf Sicherungs-Snapshot-Ebene angewendet. Damit können Sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Sicherungs-Snapshots festlegen und eine bestimmte Anzahl täglicher, wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Sicherungs-Snapshots aufbewahren. Weitere Einzelheiten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.

Mit der GFS-Aufbewahrung können Sie den Sicherungsverlauf über einen langen Zeitraum von mehreren Jahren oder länger bewahren und gleichzeitig Speicherplatz sparen. Dazu werden Sicherungs-Snapshots zwischen den gemäß dem konfigurierten Zeitplan aufzubewahrenden Snapshots gelöscht.

Aufbewahrung auf Elementebene¶

Bei der Aufbewahrung auf Elementebene werden gesicherte Elemente wie E-Mails oder Dateien gelöscht, sobald ihr letztes Änderungsdatum länger als der in der Regel festgelegte Aufbewahrungszeitraum zurückliegt. Weitere Einzelheiten finden Sie in den nachfolgend verlinkten Abschnitten.

Die Aufbewahrung auf Elementebene wird für folgende Datenarten unterstützt:

E-Mails (Google-Mail-Daten für Google Workspace sowie Exchange-Mail-, Onlinearchiv- und Gruppenmaildaten für Microsoft 365)
Dateien (Google-Drive- und Daten aus geteilten Ablagen für Google Workspace sowie OneDrive-, OneNote- und SharePoint-Websitedaten für Microsoft 365)

Warnung

Aufbewahrungsregeln auf Elementebene bereinigen alle Elemente der betreffenden Art (E-Mail/Datei), die vor dem konfigurierten Aufbewahrungszeitraum empfangen oder geändert wurden – selbst wenn sie noch in Google Workspace oder Microsoft 365 vorhanden sind. Wenn Sie den vollständigen Zustand jedes von Afi aufbewahrten Sicherungs-Snapshots erhalten möchten, konfigurieren Sie stattdessen Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen.

Funktionsweise von Aufbewahrungsregeln¶

Eine Aufbewahrungsregel wird als Eigenschaft einer Sicherungs-SLA-Richtlinie konfiguriert und auf die durch diese Richtlinie geschützten Ressourcen angewendet. Daten, die älter als der Aufbewahrungszeitraum sind, werden durch einen bei regelmäßigen Sicherungen gestarteten Bereinigungsvorgang entfernt. Wird eine SLA-Richtlinie mit Aufbewahrungsregeln von einer Ressource (Benutzer, Ablage, Website usw.) entfernt oder der Ressource eine SLA-Richtlinie ohne Aufbewahrungsregeln zugewiesen, wendet das System keine Aufbewahrungsregeln mehr auf die Ressource an.

Aufbewahrungsregeln können sowohl auf Sicherungen aktiver als auch archivierter Ressourcen (gesperrt, gelöscht usw.) angewendet werden. Um Regeln auf archivierte Ressourcensicherungen anzuwenden, schützen Sie die betreffenden Ressourcen mit einer Sicherungs-SLA-Richtlinie, in der Aufbewahrungsregeln konfiguriert sind, und aktivieren Sie im Abschnitt Retention die Option Apply data retention policy to archived data. Der Afi-Dienst führt dann regelmäßige Sicherungen für archivierte Ressourcen aus. Dabei werden keine neuen Daten synchronisiert, sondern nur Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln angewendet.

Aus Leistungsgründen erfolgt die Bereinigung nicht bei jeder Sicherung. Sie wird mit einer Wahrscheinlichkeit gestartet, die von der Länge des Aufbewahrungszeitraums und dem Zeitpunkt der letzten Bereinigung abhängt. Rechnen Sie nach der Konfiguration im Durchschnitt mit zwei bis drei Wochen, bis die erste Aufbewahrungsbereinigung abgeschlossen ist. Sicherungen mit einem benutzerdefinierten Aufbewahrungszeitraum können deshalb noch Elemente enthalten, die älter als die Aufbewahrungsfrist sind und bei der nächsten Bereinigung entfernt werden. Die Verzögerung beträgt höchstens einen Monat. Auch nach einer Änderung des Aufbewahrungszeitraums, beispielsweise von fünf auf drei Jahre, kann die erste Bereinigung verzögert erfolgen.

Im Folgenden wird erläutert, wie die verschiedenen Arten von Aufbewahrungsregeln angewendet werden.

Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen¶

Bei Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen werden Sicherungsversionen (Sicherungs-Snapshots) gelöscht, die älter als der konfigurierte Aufbewahrungszeitraum sind. Gesicherte Elemente wie E-Mails oder Dateien bleiben erhalten, solange sie in mindestens einem Sicherungs-Snapshot sichtbar sind. Ein Sicherungs-Snapshot bildet den Zustand der betreffenden Ressource (Postfach, Ablage, Website, Team usw.) zum Sicherungszeitpunkt ab. Ein Element (Datei, E-Mail usw.) gilt darin als sichtbar, wenn es zum Zeitpunkt der Sicherung in der Ressource vorhanden war. Ein in einem bestimmten Sicherungs-Snapshot sichtbares Element kann also in diesem oder einem früheren Sicherungs-Snapshot hinzugefügt oder geändert worden sein. Daher bereinigen diese Regeln gelöschte Elemente sowie alte Elementversionen, die vor oder im ältesten noch von Afi aufbewahrten Sicherungs-Snapshot durch neuere Versionen überschrieben wurden. Auf solche Elemente oder Versionen kann über die verbleibenden Sicherungs-Snapshots nicht mehr zugegriffen werden.

Information

Der neueste Sicherungs-Snapshot einer Ressource wird durch Regeln für die Aufbewahrung von Sicherungsversionen niemals gelöscht und unabhängig von seinem Erstellungszeitpunkt stets aufbewahrt.

Beispiel: Angenommen, Benutzer A hat Dokument X am 1. Februar erstellt und am 1. März, 15. April und 1. Mai bearbeitet. Dokument Y wurde am 1. März erstellt und am 2. März gelöscht. Dokument Z wurde am 1. Februar erstellt und seitdem nicht geändert. Die Ablage von Benutzer A wird täglich gesichert. Am 1. Mai wird für diesen Benutzer eine einmonatige Richtlinie zur Aufbewahrung von Sicherungsversionen eingerichtet und eine Bereinigung durchgeführt. Dabei löscht das System die Versionen von Dokument X vom 1. Februar und 1. März sowie alle Versionen von Dokument Y. Die Versionen von Dokument X vom 15. April und 1. Mai sowie Dokument Z bleiben erhalten, weil sie zu Sicherungs-Snapshots innerhalb des Aufbewahrungszeitraums gehören.

GFS-Aufbewahrungsregeln¶

Beim Konfigurieren von GFS-Aufbewahrungsregeln können Sie festlegen, wie viele tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Sicherungs-Snapshots aufbewahrt werden sollen. Afi berechnet anhand dieser Einstellungen die aufzubewahrenden Sicherungs-Snapshots und löscht die übrigen. Dabei werden auch Elementversionen gelöscht, die in keinem aufbewahrten Sicherungs-Snapshot mehr sichtbar sind, und der von ihnen belegte Sicherungsspeicher wird freigegeben.

Afi berechnet die gemäß der GFS-Aufbewahrung zu bewahrenden Sicherungs-Snapshots wie folgt:

Der Verlauf der Sicherungs-Snapshots wird unter Berücksichtigung der Sicherungszeitzone in Kalender-Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresintervalle unterteilt. Ein Tagesintervall beginnt um 00:00 Uhr und endet um 23:59 Uhr der betreffenden Zeitzone. Ein Wochenintervall beginnt montags um 00:00 Uhr und endet sonntags um 23:59 Uhr. Ein Monatsintervall beginnt am ersten Tag des Monats um 00:00 Uhr und endet am letzten Tag um 23:59 Uhr. Ein Jahresintervall beginnt am 1. Januar um 00:00 Uhr und endet am 31. Dezember um 23:59 Uhr.
Beim Anwenden der GFS-Regeln wählt Afi für jede Regel (täglich, wöchentlich usw.) den neuesten verfügbaren Sicherungs-Snapshot des aktuellen, noch nicht abgeschlossenen Intervalls sowie X Sicherungs-Snapshots aus den X vorangegangenen abgeschlossenen Intervallen aus – einen pro Intervall. In jedem abgeschlossenen Intervall wählt Afi den Sicherungs-Snapshot aus, der am nächsten am oder nach dem angegebenen Tag, der angegebenen Woche usw. erstellt wurde. Ist kein solcher Snapshot vorhanden, wird der letzte verfügbare Sicherungs-Snapshot des Intervalls ausgewählt.
Der neueste verfügbare Sicherungs-Snapshot wird unabhängig von seinem Alter immer aufbewahrt.
Nachdem die aufzubewahrenden Sicherungs-Snapshots wie oben beschrieben berechnet wurden, werden die übrigen Sicherungs-Snapshots gelöscht.

Information

Wenn ein Sicherungs-Snapshot bei einer Aufbewahrungsbereinigung gelöscht wird, bleiben alle darin hinzugefügten Elemente und Elementversionen erhalten, die noch in einem der aufbewahrten Sicherungs-Snapshots sichtbar sind.

Beispiel: Angenommen, Sie verfügen über tägliche Sicherungs-Snapshots vom 1. Juni 2024 bis zum 15. August 2024 und konfigurieren die GFS-Aufbewahrung wie folgt:

tägliche Sicherungen sieben Tage aufbewahren,
wöchentliche Sicherungen vier Wochen lang, jeweils vom Montag, aufbewahren,
monatliche Sicherungen zwei Monate lang, jeweils vom ersten Tag des Monats, aufbewahren.

Die nach Anwendung dieser GFS-Regeln aufbewahrten Sicherungs-Snapshots sind in der folgenden Abbildung mit Kreisen markiert. Blaue, grüne und rosafarbene Kreise kennzeichnen jeweils die aufbewahrten täglichen, wöchentlichen und monatlichen Sicherungen.

Aufbewahrungsregeln auf Elementebene¶

E-Mails¶

Bei E-Mail-Aufbewahrungsregeln auf Elementebene werden alle E-Mails, deren Empfangsdatum vor dem Aufbewahrungszeitraum liegt, aus sämtlichen historischen Sicherungs-Snapshots gelöscht. Kürzlich zwischen Labels (Ordnern) verschobene oder als gelesen beziehungsweise ungelesen markierte E-Mails werden weiterhin anhand ihres ursprünglichen Empfangsdatums bereinigt. Solche Aktionen setzen das Alter der E-Mail also nicht zurück.

Beispiel: Angenommen, Benutzer A erhält drei Monate lang täglich eine Berichts-E-Mail (1. Februar, 2. Februar, …, 1. März, …, 30. April) und hat am 1. Mai 90 E-Mails im Postfach. An diesem Tag wird für den Benutzer eine einmonatige E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie eingerichtet und eine Bereinigung ausgeführt. Dabei werden E-Mails entfernt, die älter als der 1. April sind. E-Mails vom 1. bis 30. April, also aus den letzten 30 Tagen, bleiben erhalten.

Beim Durchsuchen historischer Sicherungs-Snapshots mit aktivierter Aufbewahrung können Platzhalter für gelöschte Elemente erscheinen, die bereits durch die Bereinigung entfernt wurden. Daten und Metadaten dieser Platzhalter sind gelöscht. Aufgrund der technischen Implementierung und zur besseren Nachvollziehbarkeit des Aufbewahrungsvorgangs bleiben die Platzhalter jedoch in der Durchsuchungsansicht sichtbar.

Dateien¶

Bei Datei-Aufbewahrungsregeln auf Elementebene werden alle Dateien, deren Änderungsdatum vor dem Aufbewahrungszeitraum liegt, aus sämtlichen historischen Sicherungs-Snapshots gelöscht. Dateien, deren Erstellungsdatum vor dem Aufbewahrungszeitraum liegt, deren Änderungsdatum jedoch neuer ist, bleiben erhalten. In Google Workspace oder Microsoft 365 gelöschte Dateien, die noch in älteren Sicherungs-Snapshots vorhanden sind, werden ebenfalls anhand ihres letzten Änderungsdatums bereinigt.

Falls Dateien, die älter als die Aufbewahrungsfrist sind, weiterhin im betreffenden Google Workspace- oder Microsoft 365-Konto vorhanden sind, werden sie entweder gar nicht gesichert oder bei der nächsten Bereinigung entfernt. Als Best Practice sollten in allen Diensten des Unternehmens dieselben Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert werden.

Der Bereinigungsauftrag für Dateien löscht unabhängig von deren Alter keine Ordner. Er entfernt somit Dateien, die älter als die Aufbewahrungsfrist sind, lässt Ordner aber unverändert.

Aufbewahrungsregeln konfigurieren und verwalten¶

Aufbewahrungsregeln werden als Eigenschaft einer Sicherungs-SLA-Richtlinie konfiguriert. Diese legt fest, welche Daten wie häufig gesichert und wie lange die Sicherungsdaten aufbewahrt werden. Führen Sie zum Einrichten benutzerdefinierter Aufbewahrungsregeln folgende Schritte aus:

Wechseln Sie zu Service → Settings → SLA, wählen Sie eine bestehende Sicherungs-SLA-Richtlinie aus oder erstellen Sie eine neue und legen Sie anschließend den Aufbewahrungsmodus und die Dauer fest.
Weisen Sie die eingerichtete SLA-Richtlinie den Ressourcen oder Ressourcengruppen zu, die damit geschützt werden sollen, beispielsweise Google-Gruppen und Organisationseinheiten, Entra-ID-Gruppen oder Azure-Ressourcengruppen.

Das folgende Beispiel zeigt eine konfigurierte Aufbewahrung von Sicherungsversionen mit einem einjährigen Aufbewahrungszeitraum für Sicherungs-Snapshots:

Das folgende Beispiel zeigt eine konfigurierte Aufbewahrung auf Elementebene mit einem einjährigen Aufbewahrungszeitraum für E-Mail-Daten und einem sechsmonatigen Zeitraum für Ablagedaten:

Sie können unterschiedliche Aufbewahrungsregeln für verschiedene Ressourcengruppen einrichten, indem Sie mehrere Sicherungs-SLA-Richtlinien mit unterschiedlichen Regeln konfigurieren und den betreffenden Organisationseinheiten oder Gruppen zuweisen.

Der Aufbewahrungszeitraum kann in Monatsschritten konfiguriert werden, beispielsweise sechs Monate, ein Jahr oder drei Jahre.

Beispiel: Der folgende Screenshot zeigt, dass alle Mitglieder der Organisationseinheit Sales durch die Sicherungs-SLA-Richtlinie Gold mit dreijähriger E-Mail-Aufbewahrung geschützt sind. Alle geteilten Ablagen werden durch die SLA-Richtlinie Silver mit einjähriger Dokumentaufbewahrung geschützt.

Unterschiedliche Aufbewahrungsregeln für aktive und archivierte Ressourcen konfigurieren¶

In den Einstellungen der Sicherungs-SLA-Richtlinie können Sie unterschiedliche Aufbewahrungsregeln für Sicherungen von aktiven und archivierten Ressourcen festlegen, die durch diese Richtlinie geschützt sind. Sie können beispielsweise aktive Ressourcen länger und archivierte Ressourcen kürzer aufbewahren, um die Speichernutzung weiter zu verringern.

Wählen Sie im Dropdown-Menü Apply data retention rules to archived data eine der folgenden Optionen aus, um Datenaufbewahrungsregeln für archivierte, durch die SLA-Richtlinie geschützte Ressourcen zu konfigurieren:

Same retention rules: Auf aktive und archivierte Sicherungen werden dieselben Aufbewahrungsregeln angewendet (Standard).
Keep everything: Die oben im Dropdown-Menü Retention konfigurierten Aufbewahrungsregeln gelten nur für aktive Sicherungen. Afi bewahrt sämtliche Sicherungs-Snapshots und Elemente archivierter Sicherungen auf, solange diese Sicherungen archiviert sind.
Keep only the last backup snapshot: Sobald eine Ressource archiviert wird, löscht Afi mit Ausnahme des neuesten Snapshots alle Sicherungs-Snapshots der Ressource. Der letzte Snapshot bleibt erhalten, solange die Sicherung archiviert ist.
Backup versions, GFS und Item-level: Afi wendet das unter Apply data retention rules to archived data konfigurierte benutzerdefinierte Aufbewahrungsschema auf archivierte Sicherungen an.

Information

Datenaufbewahrungs- und Datenarchivierungsregeln werden unabhängig voneinander angewendet. Datenaufbewahrungsregeln legen anhand des Alters fest, wie lange Sicherungs-Snapshots und gesicherte Elemente innerhalb einer Sicherung bewahrt werden. Datenarchivierungsregeln bestimmen hingegen, wie lange der Dienst das Sicherungsarchiv selbst aufbewahrt.

Angenommen, Sie konfigurieren eine Sicherungs-SLA-Richtlinie wie folgt und weisen sie einer bestimmten Ressource (einem Benutzer) zu:

dreijährige Aufbewahrung von Sicherungsversionen für aktive Ressourcen,
sechsmonatige Aufbewahrung von Sicherungsversionen für archivierte Ressourcen,
einjährige Archivierung (Archivierungsregeln gelten nur für archivierte Ressourcen).

Solange die Ressource aktiv ist, löscht Afi in diesem Fall alle Sicherungs-Snapshots der Ressource, die vor mehr als drei Jahren erstellt wurden, und bewahrt die Snapshots der letzten drei Jahre auf. Wird die Ressource archiviert, beispielsweise weil sie gelöscht oder gesperrt wurde, löscht Afi alle Sicherungs-Snapshots, deren Erstellung zum jeweiligen Zeitpunkt mehr als sechs Monate zurückliegt. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis nur der letzte vor der Archivierung der Ressource erstellte Sicherungs-Snapshot übrig ist. Dieser letzte Snapshot wird bis zum Ende des Archivierungszeitraums aufbewahrt, also ein Jahr nach der Archivierung der Ressource. Danach wird die Sicherung einschließlich ihres gesamten Sicherungsverlaufs vollständig gelöscht.