Datenlöschanfragen¶
Datenlöschanfragen ermöglichen Administratoren, einzelne E-Mails oder Dateien endgültig aus einer Afi-Sicherung zu entfernen, ohne die gesamte Sicherung zu löschen. Dieser Ablauf ist für gezielte Löschszenarien vorgesehen, beispielsweise Datenschutz- oder Compliance-Anfragen, nach denen bestimmte gesicherte Dateien oder E-Mails aus historischen Sicherungsdaten entfernt werden müssen.
Als sensibler Datenverwaltungsvorgang werden Datenlöschanfragen nicht sofort ausgeführt und benötigen die Genehmigung eines anderen Administrators, der die Anfrage genehmigen oder ablehnen kann.
Information
Um die gesamte Sicherung einer Ressource einschließlich des vollständigen Snapshotverlaufs zu entfernen, verwenden Sie stattdessen die Funktion zum Löschen von Sicherungen.
Wenn Sie die Sicherungsspeichernutzung eines Mandanten reduzieren möchten, empfehlen wir Aufbewahrungsregeln für Sicherungsversionen oder GFS-Regeln.
Warnung
Nach Abschluss einer Datenlöschanfrage kann der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden. Die gelöschten Sicherungsdaten können in Afi nicht mehr in der Vorschau angezeigt, exportiert oder wiederhergestellt werden. Prüfen Sie die ausgewählten Elemente sorgfältig, bevor Sie eine Anfrage erstellen oder genehmigen.
Unterstützte Workloads¶
Datenlöschanfragen werden für gesicherte Dateien und E-Mails in folgenden Workloads unterstützt:
| Anbieter | Workload | Unterstützte Daten |
|---|---|---|
| Google Workspace | Gmail | E-Mails |
| Google Workspace | Google Drive | Dateien in Benutzerablagen und geteilten Ablagen |
| Microsoft 365 | Exchange Mail | E-Mails im primären Postfach, im In-Place- beziehungsweise Onlinearchiv und in Ordnern für wiederherstellbare Elemente |
| Microsoft 365 | Group Mail | Nachrichten in Gruppenpostfächern |
| Microsoft 365 | OneDrive | Dateien im OneDrive eines Benutzers |
| Microsoft 365 | SharePoint Online | Dateien in SharePoint-Dokumentbibliotheken |
Andere Workloads wie Chats, Kontakte und Kalender sowie das Löschen von Ordnern werden derzeit nicht durch Datenlöschanfragen unterstützt.
Funktionsweise von Datenlöschanfragen¶
Datenlöschanfrage einreichen¶
Um eine E-Mail oder Datei aus einer Sicherung zu löschen, suchen Sie die entsprechende Ressource auf der Registerkarte Service → Protection und klicken auf Recover, um die Sicherungsansicht zu öffnen.
Suchen Sie in der Sicherungsansicht das betreffende Element, klicken Sie auf der Elementkachel auf das Dreipunktmenü und anschließend auf Request deletion.
Nach einem Klick auf Request deletion zeigt Afi einen Dialog an. Geben Sie dort für eine spätere Prüfung einen Kommentar mit dem Löschgrund ein und klicken Sie auf Submit deletion request. Damit wird eine Datenlöschanfrage erstellt, die ein anderer Afi-Administrator auf der Registerkarte Service → Settings → Data deletion genehmigen muss.
Datenlöschanfragen genehmigen oder ablehnen¶
Afi-Administratoren können Datenlöschanfragen auf der Registerkarte Service → Settings → Data deletion prüfen, genehmigen oder ablehnen.
Information
Ein Afi-Administrator kann seine eigenen Datenlöschanfragen nicht genehmigen. Wenn Sie der einzige Administrator eines Afi-Organisationskontos sind, fügen Sie einen weiteren Google Workspace- oder Microsoft 365-Benutzer als Administrator hinzu, der Ihre Anfrage prüft und genehmigt.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir stets mindestens zwei Afi-Organisationsadministratoren, damit Ihre Organisation weiterhin auf das Konto zugreifen kann, wenn ein Administrator sie verlässt.
Klicken Sie beim betreffenden Element auf Review, um eine Datenlöschanfrage zu prüfen. Der Prüfungsdialog zeigt Angaben zum Antragsteller und den Kommentar mit dem Löschgrund an. Über Review können Sie außerdem die zu löschenden Elemente anzeigen oder sie zur lokalen Prüfung herunterladen.
Wenn eine Datei zum Löschen ausgewählt wurde, können Sie auch alle ihre Versionen prüfen. Nach der Genehmigung werden sämtliche Versionen gelöscht.
Nach der Genehmigung einer Datenlöschanfrage wird die Löschung der ausgewählten Daten nach einer dreitägigen Karenzzeit geplant. Während dieses Zeitraums kann die genehmigte Anfrage noch abgebrochen werden.
Information
Wird eine Datenlöschanfrage nicht innerhalb von 30 Tagen genehmigt, läuft sie automatisch ab und kann nicht mehr genehmigt werden.
Nach Ablauf der Karenzzeit kann die Anfrage nicht mehr abgebrochen werden. Afi führt eine asynchrone Löschaufgabe aus, um die angeforderten Daten zu entfernen. Nach erfolgreichem Abschluss ändert sich ihr Status in der Tabelle der Datenlöschanfragen in Data deleted.
Information
Datenlöschaufgaben werden asynchron verarbeitet. Eine Anfrage kann daher erst einige Stunden nach dem genauen Ende der Karenzzeit starten.
Was gelöscht wird¶
Datenlöschanfragen betreffen ausschließlich in Afi-Sicherungen gespeicherte Daten. Bei der Verarbeitung einer Anfrage entfernt Afi alle gesicherten Versionen der zum Löschen ausgewählten Elemente.
Afi löscht oder verändert keine Quelldaten in Google Workspace, Microsoft 365 oder anderen geschützten Systemen. Entfernen Sie das betreffende Element daher vor dem Einreichen einer Datenlöschanfrage zunächst aus dem Quellsystem. Bleibt ein aus Afi-Sicherungen gelöschtes Element im Quellsystem erhalten, wird es bei einer Änderung oder einer erneuten Datensynchronisierung mit dem Anbieter wieder von Afi gesichert.
Anfragestatus¶
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Pending approval | Die Anfrage wurde erstellt und wartet auf Genehmigung. |
| Deletion in X days (Y hours) | Ein Administrator hat die Anfrage genehmigt, die Löschaufgabe wurde jedoch noch nicht gestartet. Die Anfrage kann während der dreitägigen Karenzzeit nach der Genehmigung noch abgebrochen werden. |
| Deletion in progress | Die Löschaufgabe wurde gestartet und entfernt die ausgewählten Sicherungsdaten. |
| Data deleted | Die Löschaufgabe wurde abgeschlossen. Gelöschte Elemente werden im Aufgabenergebnis aufgezeichnet. |
| Failed | Die Löschaufgabe ist fehlgeschlagen. |
| Deletion declined | Die Anfrage wurde vor dem Start der Löschaufgabe abgebrochen. |
| Expired | Die Anfrage wurde nicht innerhalb von 30 Tagen genehmigt und ist automatisch abgelaufen. |
Auditereignisse¶
Afi zeichnet Auditereignisse für den gesamten Lebenszyklus jeder Datenlöschanfrage auf, einschließlich Erstellung, Genehmigung, Abschluss, Abbruch, Ablauf und Fehlschlag. Die Details enthalten die Anfrage-ID, den Sicherungsnamen, den Anfragekommentar, die ausgewählten Objekte und bei abgeschlossenen oder fehlgeschlagenen Aufgaben das Ergebnis der Löschaufgabe.
Eine vollständige Liste der Auditereignistypen und ihrer Details finden Sie im Artikel Auditprotokollierung.