Solicitudes de eliminación de datos¶
Las solicitudes de eliminación de datos permiten a los administradores quitar permanentemente mensajes de correo electrónico o archivos individuales de una copia de seguridad de Afi sin eliminarla por completo. Este flujo de trabajo está pensado para situaciones de eliminación selectiva, como solicitudes de privacidad o cumplimiento que exigen quitar archivos o mensajes concretos de los datos históricos de las copias de seguridad.
Como se trata de una operación sensible de administración de datos, las solicitudes de eliminación no se ejecutan de inmediato y requieren la aprobación de otro administrador, que puede aprobarlas o rechazarlas.
Información
Para quitar toda la copia de seguridad de un recurso junto con todo su historial de instantáneas, utilice la función de eliminación de copias de seguridad.
Si su objetivo es reducir el uso del almacenamiento de copias de seguridad de un inquilino, recomendamos configurar reglas de retención de versiones de copias de seguridad o de GFS.
Advertencia
Una vez completada una solicitud de eliminación de datos, no se puede deshacer y los datos eliminados de la copia de seguridad no pueden previsualizarse, exportarse, restaurarse ni recuperarse desde Afi. Revise cuidadosamente los elementos seleccionados antes de crear o aprobar una solicitud.
Cargas de trabajo admitidas¶
Las solicitudes de eliminación de datos son compatibles con los archivos y mensajes de correo electrónico de las copias de seguridad de las siguientes cargas de trabajo:
| Proveedor | Carga de trabajo | Datos admitidos |
|---|---|---|
| Google Workspace | Gmail | Mensajes de correo electrónico |
| Google Workspace | Google Drive | Archivos de Mi unidad y de las unidades compartidas |
| Microsoft 365 | Exchange Mail | Mensajes de correo electrónico de los buzones principal, Archivo en línea y Elementos recuperables |
| Microsoft 365 | Group Mail | Mensajes del buzón de grupo |
| Microsoft 365 | OneDrive | Archivos del OneDrive de un usuario |
| Microsoft 365 | SharePoint Online | Archivos de bibliotecas de documentos de SharePoint |
Actualmente, las solicitudes de eliminación de datos no admiten otras cargas de trabajo, como chats, contactos, calendarios, etc., ni la eliminación de carpetas.
Funcionamiento de las solicitudes de eliminación de datos¶
Enviar una solicitud de eliminación de datos¶
Para eliminar un mensaje de correo electrónico o un archivo de una copia de seguridad, localice el recurso correspondiente en la pestaña Service → Protection y haga clic en Recover para abrir la vista de exploración de la copia de seguridad.
En la vista de exploración de la copia de seguridad, localice el elemento correspondiente, haga clic en el menú de tres puntos de su mosaico y, a continuación, haga clic en Request deletion.
Después de hacer clic en Request deletion, Afi muestra un cuadro de diálogo en el que puede introducir un comentario que indique el motivo de la eliminación para futuras revisiones y, a continuación, hacer clic en Submit deletion request. En este momento se crea una solicitud de eliminación de datos, que debe aprobar otro administrador de Afi en la pestaña Service → Settings → Data deletion.
Aprobar o rechazar solicitudes de eliminación de datos¶
Los administradores de Afi pueden revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de eliminación de datos en la pestaña Service → Settings → Data deletion.
Información
Un administrador de Afi no puede aprobar sus propias solicitudes de eliminación de datos. Si es el único administrador de una cuenta de organización de Afi, añada a otro usuario de Google Workspace o Microsoft 365 como administrador para que revise y apruebe su solicitud.
Por motivos de seguridad, recomendamos configurar siempre al menos dos administradores de la organización de Afi para que su organización pueda seguir accediendo a la cuenta si uno de ellos deja la organización.
Para revisar una solicitud de eliminación de datos, haga clic en Review en el elemento correspondiente. En el cuadro de diálogo de revisión de la solicitud, puede ver la información del solicitante y el comentario que explica por qué se solicitó eliminar los datos. También puede hacer clic en Review para ver qué elementos se eliminarán o descargarlos para revisarlos localmente.
Cuando se selecciona un archivo para eliminarlo, también puede revisar todas sus versiones. Tras la aprobación, se eliminarán todas ellas.
Una vez aprobada una solicitud de eliminación de datos, se programa la eliminación de los datos seleccionados tras un periodo de gracia de 3 días. Durante este periodo, todavía puede cancelarse la solicitud aprobada.
Información
Si una solicitud de eliminación de datos no se aprueba en un plazo de 30 días, caduca automáticamente y ya no se puede aprobar.
Una vez finalizado el periodo de gracia, la solicitud ya no se puede cancelar y Afi ejecuta una tarea de eliminación asíncrona para quitar los datos solicitados. Una vez completada correctamente la solicitud, su estado en la tabla de solicitudes de eliminación de datos cambia a Data deleted.
Información
Las tareas de eliminación de datos se procesan de forma asíncrona, por lo que una solicitud puede comenzar unas horas después del momento exacto en que finalice el periodo de gracia posterior a la aprobación.
Qué se elimina¶
Las solicitudes de eliminación de datos solo afectan a los datos almacenados en las copias de seguridad de Afi. Cuando se procesa una solicitud, Afi quita todas las versiones de las copias de seguridad de los elementos seleccionados para su eliminación.
Afi no elimina ni modifica los datos de origen de Google Workspace, Microsoft 365 u otros sistemas protegidos. Por tanto, antes de enviar una solicitud de eliminación de datos, primero debe quitar el elemento correspondiente del sistema de origen. Si un elemento eliminado de las copias de seguridad de Afi permanece en el sistema de origen, Afi volverá a incluirlo en una copia de seguridad cuando se modifique o cuando realice una resincronización de datos con el proveedor.
Estados de las solicitudes¶
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pending approval | La solicitud se ha creado y está pendiente de aprobación. |
| Deletion in X days (Y hours) | Un administrador ha aprobado la solicitud, pero la tarea de eliminación todavía no ha comenzado. La solicitud puede cancelarse durante el periodo de gracia de 3 días posterior a la aprobación. |
| Deletion in progress | La tarea de eliminación ha comenzado y está quitando los datos seleccionados de la copia de seguridad. |
| Data deleted | La tarea de eliminación ha finalizado. Los elementos eliminados se registran en el resultado de la tarea. |
| Failed | La tarea de eliminación ha fallado. |
| Deletion declined | La solicitud se canceló antes de que comenzara la tarea de eliminación. |
| Expired | La solicitud no se aprobó en un plazo de 30 días y caducó automáticamente. |
Eventos de auditoría¶
Afi registra eventos de auditoría durante todo el ciclo de vida de cada solicitud de eliminación de datos, incluida su creación, aprobación, finalización, cancelación, caducidad y error. Los detalles del evento de auditoría incluyen el identificador de la solicitud, el nombre de la copia de seguridad, el comentario de la solicitud, los objetos seleccionados y el resultado de la tarea de eliminación en el caso de las tareas completadas o con errores.
Para consultar una lista completa de los tipos de eventos de auditoría y sus detalles, consulte el artículo Auditoría.