Administración de licencias¶

Puede activar y administrar su suscripción al servicio Afi en la pestaña Licensing → Subscriptions del portal de Afi. Para suscribirse al servicio Afi, cree una cuenta y añada su primer inquilino:

Una vez creada su cuenta de Afi, dispondrá de un periodo de prueba de 14 días para evaluar el servicio, seguido de un periodo de gracia de 10 días. Durante la prueba, Afi ofrece un servicio plenamente funcional con todas las funciones avanzadas del producto disponibles para su evaluación. Si no se suscribe al servicio antes de que finalice el periodo de gracia de la prueba, su cuenta se suspenderá automáticamente y todos los datos de las copias de seguridad se eliminarán en un plazo de 3 días tras la suspensión.

Modelo de licencias de Afi¶

Proveedores admitidos¶

Google Workspace y Microsoft 365¶

Afi requiere una licencia de usuario para cada usuario activo protegido de un inquilino (un dominio de Google Workspace o Microsoft 365). Cada licencia concede una cantidad determinada de espacio de almacenamiento para copias de seguridad (según se indica en el formulario de pedido).

Información

Un usuario activo protegido es un recurso de tipo User de un inquilino de Microsoft 365 o Google Workspace que está disponible para la copia de seguridad y tiene asignada una política de SLA de copia de seguridad. Un usuario presente en Microsoft 365 o Google Workspace se considera activo en los siguientes casos:

En Google Workspace: cualquier usuario que no esté suspendido ni archivado
En Microsoft 365: cualquier usuario que tenga una licencia activa de Exchange o SharePoint

Los demás tipos de recursos (unidades compartidas, buzones compartidos o de sala, sitios de SharePoint, grupos/equipos, Entra ID y Power Platform) no requieren licencias de usuario individuales, pero el almacenamiento que ocupan sus copias de seguridad cuenta para el uso total del inquilino y debe contar con licencia.

Si el almacenamiento total de copias de seguridad que utiliza un inquilino supera la cantidad que proporcionan las licencias de usuario, se debe adquirir almacenamiento adicional para cubrir el uso total.

Información

Afi no exige proteger todos los recursos de un inquilino. Puede proteger cualquier cantidad de recursos de cualquier tipo.

Por ejemplo, puede decidir proteger todas las unidades compartidas o todos los sitios de SharePoint de un inquilino sin proteger ningún usuario. En este caso, no necesitará licencias de usuario de Afi Backup y solo tendrá que adquirir suficiente almacenamiento para las copias de seguridad.

Microsoft Azure y Amazon Web Services¶

Afi requiere una licencia para cada máquina virtual y base de datos activas protegidas de un inquilino. Cada licencia concede una cantidad determinada de espacio de almacenamiento para copias de seguridad (según se indica en el formulario de pedido).

Información

Una máquina virtual o base de datos se considera activa a efectos de licencias si existe en el entorno del proveedor de nube (Azure/AWS). En el caso de las máquinas virtuales, esto se aplica tanto si están en ejecución como si están apagadas.

Los recursos compartidos de archivos de Azure protegidos no requieren licencias individuales, pero el almacenamiento que ocupan sus copias de seguridad cuenta para el uso total del inquilino y debe contar con licencia.

Si el almacenamiento total de copias de seguridad que utiliza un inquilino supera la cantidad que proporcionan las licencias de máquinas virtuales y bases de datos, se debe adquirir almacenamiento adicional para cubrir el uso total.

Kubernetes¶

Las licencias de Afi Kubernetes Backup se basan en el número de nodos del clúster y en el almacenamiento de las copias de seguridad. Póngase en contacto con el equipo de ventas de Afi (sales@afi.ai) para solicitar un presupuesto para su proyecto.

Recursos archivados y no protegidos¶

Afi marca un recurso como archivado si se elimina en el proveedor o deja de estar disponible para la copia de seguridad (por ejemplo, usuarios suspendidos en Google Workspace o sin ninguna licencia activa de Exchange o SharePoint en Microsoft 365). Estos recursos no requieren una licencia individual aunque tengan asignada una política de SLA de copia de seguridad.

Información

El servicio Afi sigue ejecutando tareas de copia de seguridad para los recursos Archived protegidos por una política de SLA de copia de seguridad a fin de aplicar reglas de retención/archivado de datos y realizar actividades de indexación y optimización, pero no intentará descargar datos nuevos de Google/Microsoft.

Cuando se quita una política de SLA de copia de seguridad de un recurso, el servicio Afi sigue conservando su copia indefinidamente. El recurso puede volver a protegerse más adelante, en cuyo caso el servicio reanudará las copias de seguridad y conservará el historial existente, o bien el administrador de una cuenta de Afi puede eliminarlo tal como se describe en el siguiente artículo.

El almacenamiento de copias de seguridad que ocupan los recursos Archived y los recursos no protegidos mediante una política de SLA de copia de seguridad cuenta para el uso total del inquilino.

Suscribirse al servicio Afi¶

Vaya a la pestaña Licensing → Subscriptions del portal de Afi y haga clic en Subscribe en la pantalla de detalles de la suscripción:

Para asegurarse de que la suscripción de Afi esté configurada correctamente, haga lo siguiente:

a. Seleccione el número de licencias de recursos (usuarios, máquinas virtuales y bases de datos) y la cantidad de almacenamiento adicional para copias de seguridad a los que desea suscribirse.

Tenga en cuenta que Afi requiere una licencia de usuario para cada usuario activo protegido de su inquilino de Google Workspace o Microsoft 365. Si necesita reducir el número de licencias de usuario con respecto a la cantidad que sugiere el servicio, seleccione el inquilino correspondiente y ajuste las asignaciones de SLA (usuarios protegidos) según corresponda.

b. Haga clic en el botón Subscribe para activar la suscripción. Si es su primera suscripción a Afi y todavía no ha seleccionado un método de pago ni rellenado los datos de facturación, se le pedirá que vincule una tarjeta de crédito a su cuenta de Afi e introduzca los datos de facturación de la organización.

Si está activado el ajuste automático del número de licencias de una suscripción, Afi ajustará automáticamente el número según el uso del servicio. También puede configurar límites superiores para cada tipo de licencia en los ajustes de licencias automáticas, o desactivar la función y administrar las licencias manualmente.

Una vez activada una suscripción de Afi, puede actualizar las licencias en cualquier momento en la pestaña Licensing → Subscriptions ajustando su número y guardando el formulario. Al actualizar la suscripción, Afi resaltará los cambios en el número de licencias y mostrará un precio mensual o anual estimado para el nuevo número.

Información

Las suscripciones al servicio Afi se renuevan automáticamente al final del periodo de facturación.

Facturación por adelantado¶

Los clientes directos de Afi tienen facturación por adelantado, mensual o anual. El periodo de facturación comienza cuando se activa la primera suscripción del cliente a Afi y se renueva automáticamente el mismo día del mes o del año, según su duración.

Si cambia la cantidad de licencias durante un periodo de facturación, la diferencia se prorratea y se aplica a la siguiente factura como cargo o abono, aumentando o disminuyendo su importe. El prorrateo se basa en el tiempo y se calcula según los días restantes del periodo actual y el número de licencias añadidas o quitadas.

En la facturación mensual, los cambios realizados durante el periodo aparecen siempre en la factura del mes siguiente. En la facturación anual, si los cargos acumulados durante el periodo por cambios de licencias superan un determinado límite, Afi emite una factura provisional, como máximo una vez cada tres meses. De lo contrario, los ajustes se aplazan hasta la siguiente factura de renovación anual.

Facturación mensual a mes vencido¶

Los socios de Afi tienen facturación mensual a mes vencido. Cada periodo de facturación abarca desde el primer hasta el último día natural del mes. El primer día del mes siguiente, Afi emite una única factura consolidada que incluye el uso del servicio durante el mes anterior en todos los inquilinos de clientes del socio.

Facturación de Google Cloud¶

Los clientes de Afi que se suscriben mediante Google Cloud Marketplace utilizan facturación de pago por uso. Afi carga diariamente en la cuenta de facturación de Google Cloud del cliente los importes correspondientes al uso del servicio.

Opciones de pago¶

Puede cambiar entre las opciones de pago con tarjeta de crédito y factura manual (transferencia ACH/bancaria) en la pestaña Licensing → Payment options.

Si selecciona una tarjeta de crédito como método de pago, el sistema de facturación de Afi cargará inmediatamente la factura emitida a la tarjeta vinculada con su cuenta. Cuando un pago con tarjeta falla (por ejemplo, porque ha caducado o no dispone de fondos suficientes), el servicio envía una notificación al contacto de facturación de la organización y a los destinatarios de Licensing notifications configurados. El servicio vuelve a intentar automáticamente los pagos fallidos con tarjeta cada pocos días.

En el caso de los pagos manuales de facturas, recibirá por correo electrónico facturas con instrucciones de pago y podrá pagarlas manualmente con tarjeta de crédito o mediante transferencia bancaria/ACH. Puede consultar las facturas de Afi, incluidas las pendientes de pago, y sus estados en la pestaña Licensing → Invoices.

Información

Las facturas y los recibos del servicio Afi se envían al contacto de facturación de la organización tanto en los pagos automáticos como en los manuales. El contacto de facturación puede configurarse y actualizarse en la pestaña Licensing → Billing info.

Facturas y pagos¶

Puede ver las facturas emitidas por el servicio Afi, junto con sus estados e informes detallados en PDF/CSV, en la pestaña Licensing → Invoices del portal de Afi:

En la facturación por adelantado, los informes detallados en PDF y CSV de las facturas de renovación enumeran los prorrateos derivados de los cambios de licencias realizados en el periodo anterior. En las facturas provisionales emitidas durante un periodo de facturación anual, los informes enumeran los prorrateos de los cambios realizados dentro de ese periodo (se emiten facturas provisionales cuando el número de licencias cambia considerablemente; de lo contrario, estos cambios se aplazan hasta la siguiente factura).

En la facturación a mes vencido, los informes muestran los cambios en el número de licencias y los cargos asociados del periodo de la factura actual.

Notificaciones de licencias¶

Afi envía correos electrónicos de notificación relacionados con las licencias, los pagos y las cuotas a los destinatarios de Licensing notifications, que pueden configurarse en la pestaña Configuration → Notifications. De forma predeterminada, al crear una organización se añade a este grupo un administrador de la organización de Afi.

Información

Para mayor comodidad, puede crear un grupo de Google o un buzón de grupo de Microsoft 365 y utilizarlo como destinatario de las notificaciones de licencias en lugar de añadir manualmente cada dirección de correo electrónico en Afi.

Estimación y crecimiento del almacenamiento de copias de seguridad¶

Puede calcular una cantidad inicial aproximada de almacenamiento para las copias de seguridad de su inquilino comprobando el espacio que ocupan actualmente en Google Workspace o Microsoft 365:

En Afi, la cantidad de almacenamiento de copias de seguridad se calcula como el tamaño total de todos los elementos y sus versiones de todas las instantáneas históricas que conserva el servicio, incluidos los elementos que ya se hayan eliminado o sobrescrito en Google Workspace o Microsoft 365. Por tanto, cabe esperar que el tamaño del almacenamiento aumente con el tiempo. La tasa de crecimiento puede limitarse configurando una retención personalizada de versiones de copias de seguridad o GFS, ajustes de archivado y reglas de exclusión. Para obtener más información sobre cómo administrar el crecimiento del almacenamiento, consulte nuestra guía.

Información

Las copias de seguridad de Afi son incrementales permanentes, salvo durante la sincronización inicial. Por tanto, en cada copia incremental solo se sincronizan los elementos modificados y el almacenamiento aumenta en función del tamaño total de los elementos añadidos o actualizados.

Para analizar el consumo del almacenamiento de copias de seguridad y encontrar las que ocupan más espacio en un inquilino de Afi, puede descargar una lista de todos los recursos del inquilino junto con el tamaño de sus copias en la pestaña Service → Settings → Info del portal de Afi (consulte el botón Download CSV).

Aplicación de las cuotas¶

Afi aplica cuotas de recursos (usuarios, máquinas virtuales y bases de datos) y almacenamiento según el modelo de licencias. Cuando se supera alguna cuota del servicio, Afi emite la alerta correspondiente (consulte la pestaña Alerts del portal de Afi) y envía una notificación a los destinatarios de Licensing notifications. Los correos electrónicos de notificación de alerta se envían cada 7 días hasta que se resuelve el problema.

Información

Cuando está activado el ajuste automático del número de licencias y el uso del servicio se encuentra dentro de sus límites, Afi no emite ninguna alerta aunque se superen temporalmente las cuotas cubiertas por las licencias.

Aplicación de la cuota de usuarios¶

Cuando se protege un usuario activo nuevo de Google Workspace o Microsoft 365 y se supera la cuota de usuarios con licencia, las siguientes copias de seguridad de ese usuario fallan con el código de estado Quota exceeded. Para resolver el problema, puede adquirir licencias de usuario adicionales en la pestaña Licensing → Subscriptions o quitar una política de SLA de copia de seguridad de los usuarios activos de los que ya no quiera crear copias periódicas.

Aplicación de la cuota de almacenamiento¶

Cuando el almacenamiento de copias de seguridad de un inquilino supera el 90 % de la cuota con licencia, el servicio Afi emite una alerta de nivel de advertencia Storage quota nearly exceeded. Esta alerta es informativa y no se aplica ninguna restricción al servicio mientras está activa.

Cuando el almacenamiento supera la cuota con licencia, se emite la alerta Storage quota exceeded y comienza un periodo de gracia de 30 días para aplicar la cuota. Durante el periodo de gracia no se aplican las cuotas y las copias de seguridad continúan ejecutándose. Para resolver el problema, puede adquirir almacenamiento adicional en la pestaña Licensing → Subscriptions, configurar una retención personalizada de versiones de copias de seguridad y reglas de archivado, así como eliminar las copias que ya no necesite.

Si el almacenamiento de copias de seguridad no vuelve a situarse por debajo de la cuota con licencia durante el periodo de gracia, todas las copias del inquilino comenzarán a fallar con el código de estado Quota exceeded hasta que se resuelva el problema. Cuando el almacenamiento vuelva a estar por debajo de la cuota, las copias de seguridad seguirán ejecutándose.

Información

Cuando se supera la cuota de almacenamiento y finaliza el periodo de gracia, Afi no sincroniza datos nuevos de Google Workspace ni Microsoft 365, pero sigue aplicando las reglas de retención y archivado configuradas.

Aplicación de la cuota de máquinas virtuales y bases de datos¶

Cuando se protege una máquina virtual o base de datos activa nueva y se supera la cuota correspondiente con licencia, las siguientes copias de seguridad del recurso fallan con el código de estado Quota exceeded. Para resolver el problema, puede adquirir licencias adicionales en la pestaña Licensing → Subscriptions o quitar la política de SLA de copia de seguridad de cualquier recurso activo del tipo correspondiente del que ya no quiera crear copias periódicas.

Licencias de cuentas multiinquilino¶

Cuando una única cuenta de organización de Afi contiene varios inquilinos (por ejemplo, uno de Microsoft 365 y otro de Google Workspace), cada uno obtiene una licencia por separado y tiene su propia cuota de servicio con licencia, que no se comparte entre los inquilinos.