Gestion des licences¶

Vous pouvez activer et gérer votre abonnement au service Afi dans le portail Afi, sous l’onglet Licensing → Subscriptions. Pour vous abonner au service Afi, créez un compte Afi et ajoutez votre premier locataire :

Une fois votre compte Afi créé, vous disposerez d’une période d’essai de 14 jours pour évaluer le service, suivie d’une période de grâce de 10 jours. Durant l’essai, Afi fournit un service pleinement fonctionnel, dont toutes les fonctionnalités et capacités avancées peuvent être testées. Si vous ne vous abonnez pas au service avant la fin de la période de grâce de l’essai, votre compte sera automatiquement suspendu et toutes les données de sauvegarde seront supprimées dans les 3 jours suivant la suspension.

Modèle de licence Afi¶

Fournisseurs pris en charge¶

Google Workspace & Microsoft 365¶

Afi exige une licence utilisateur pour chaque utilisateur actif protégé dans un locataire (un domaine Google Workspace ou Microsoft 365). Chaque licence donne droit à une certaine quantité d’espace de stockage de sauvegarde (comme indiqué dans le bon de commande).

Information

Un utilisateur actif protégé est une ressource de type User dans un locataire Microsoft 365 ou Google Workspace qui est disponible pour la sauvegarde et à laquelle une stratégie SLA de sauvegarde est attribuée. Un utilisateur présent côté Microsoft 365 ou Google Workspace est considéré comme actif dans les cas suivants :

Pour Google Workspace : tout utilisateur qui n’est ni suspendu ni archivé
Pour Microsoft 365 : tout utilisateur disposant d’une licence Exchange ou SharePoint active

Tous les autres types de ressources (Drive partagés, boîtes aux lettres partagées/de salle, sites SharePoint, groupes/Teams, Entra ID, Power Platform) ne nécessitent pas de licences utilisateur individuelles, mais le stockage de sauvegarde qu’ils occupent est comptabilisé dans l’utilisation totale du stockage de sauvegarde du locataire et doit être couvert par une licence.

Si le stockage total de sauvegarde utilisé par un locataire dépasse la quantité fournie par les licences utilisateur, vous devez acheter du stockage de sauvegarde supplémentaire pour couvrir l’utilisation totale.

Information

Afi n’exige pas de protéger toutes les ressources d’un locataire. Vous pouvez protéger n’importe quel nombre de ressources de tout type.

Par exemple, vous pouvez choisir de protéger tous les Drive partagés ou tous les sites SharePoint d’un locataire sans protéger aucun utilisateur. Dans ce cas, vous n’aurez pas besoin de licences utilisateur Afi Backup et devrez seulement acheter suffisamment de stockage de sauvegarde.

Microsoft Azure & Amazon Web Services¶

Afi exige une licence pour chaque machine virtuelle et base de données active protégée dans un locataire. Chaque licence donne droit à une certaine quantité d’espace de stockage de sauvegarde (comme indiqué dans le bon de commande).

Information

Une machine virtuelle ou une base de données est considérée comme active aux fins de licence si elle existe dans l’environnement du fournisseur cloud (Azure/AWS). Pour les machines virtuelles, cela s’applique qu’elles soient en cours d’exécution ou arrêtées.

Les partages de fichiers Azure protégés ne nécessitent pas de licences individuelles, mais le stockage de sauvegarde qu’ils occupent est comptabilisé dans l’utilisation totale du stockage de sauvegarde du locataire et doit être couvert par une licence.

Si le stockage total de sauvegarde utilisé par un locataire dépasse la quantité fournie par les licences de machines virtuelles et de bases de données, vous devez acheter du stockage de sauvegarde supplémentaire pour couvrir l’utilisation totale.

Kubernetes¶

La licence d’Afi Kubernetes Backup est basée sur le nombre de nœuds d’un cluster et sur le stockage de sauvegarde. Contactez l’équipe commerciale Afi (sales@afi.ai) pour demander un devis pour votre projet.

Ressources archivées et non protégées¶

Afi marque une ressource comme archivée si elle est supprimée côté fournisseur ou n’est plus disponible pour la sauvegarde (par exemple, les utilisateurs suspendus dans Google Workspace ou ceux qui ne disposent d’aucune licence Exchange ou SharePoint active dans Microsoft 365). Ces ressources ne nécessitent pas de licence individuelle même si une stratégie SLA de sauvegarde leur est attribuée.

Information

Le service Afi continue d’exécuter des tâches de sauvegarde pour les ressources Archived protégées par une stratégie SLA de sauvegarde afin d’appliquer les règles de rétention et d’archivage des données et d’effectuer des activités d’indexation et d’optimisation, mais il ne tente pas de télécharger de nouvelles données depuis Google/Microsoft.

Lorsqu’une stratégie SLA de sauvegarde est supprimée d’une ressource, le service Afi continue de conserver sa sauvegarde indéfiniment. Cette ressource peut être protégée de nouveau ultérieurement ; dans ce cas, le service reprend sa sauvegarde tout en préservant l’historique existant. Elle peut également être supprimée par un administrateur du compte Afi comme décrit dans l’article suivant.

Le stockage de sauvegarde occupé par les ressources Archived et par les ressources non protégées par une stratégie SLA de sauvegarde est comptabilisé dans l’utilisation totale du stockage de sauvegarde d’un locataire.

S’abonner au service Afi¶

Accédez à l’onglet Licensing → Subscriptions dans le portail Afi et cliquez sur Subscribe dans l’écran des détails de l’abonnement :

Pour vous assurer que l’abonnement Afi est correctement configuré, procédez comme suit :

a. Sélectionnez le nombre de licences de ressources (utilisateur, machine virtuelle, base de données) et la quantité de stockage de sauvegarde supplémentaire à laquelle vous souhaitez vous abonner.

Notez qu’Afi exige une licence utilisateur pour chaque utilisateur actif protégé dans votre locataire Google Workspace ou Microsoft 365. Si vous devez réduire le nombre de licences utilisateur par rapport au nombre proposé par le service, sélectionnez le locataire correspondant et ajustez en conséquence les attributions de stratégies SLA (utilisateurs protégés).

b. Cliquez sur le bouton Subscribe pour activer votre abonnement. S’il s’agit de votre premier abonnement Afi et que vous n’avez pas encore sélectionné de mode de paiement ni renseigné vos informations de facturation, vous serez invité à associer une carte bancaire à votre compte Afi et à saisir les informations de facturation de votre organisation.

Si l’ajustement automatique du nombre de licences est activé pour un abonnement, Afi ajuste automatiquement le nombre de licences en fonction de l’utilisation du service. Vous pouvez également configurer des seuils maximums pour chaque type de licence dans les paramètres d’ajustement automatique des licences, ou le désactiver et gérer les licences manuellement.

Une fois un abonnement Afi activé, vous pouvez mettre à jour les licences à tout moment dans l’onglet Licensing → Subscriptions en ajustant le nombre de licences et en enregistrant le formulaire. Lors de la mise à jour de l’abonnement, Afi met en évidence les modifications du nombre de licences et affiche une estimation du prix mensuel ou annuel correspondant aux nouveaux nombres de licences.

Information

Les abonnements au service Afi se renouvellent automatiquement à la fin de la période de facturation.

Facturation prépayée¶

Les clients directs d’Afi sont facturés à l’avance, mensuellement ou annuellement. La période de facturation commence lorsque le premier abonnement Afi du client est activé et se renouvelle automatiquement le même jour du mois ou de l’année, selon la durée de la période de facturation.

Si la quantité de licences change pendant une période de facturation, la différence est calculée au prorata et appliquée à la facture suivante comme débit ou crédit, ce qui en augmente ou diminue le montant. La proratisation est basée sur le temps et calculée d’après les jours restants de la période de facturation en cours et le nombre de licences ajoutées ou supprimées.

Pour la facturation mensuelle, les modifications effectuées en cours de période apparaissent toujours sur la facture du mois suivant. Pour la facturation annuelle, si les frais accumulés en cours de période à la suite de modifications de licences dépassent un certain seuil, Afi émet une facture intermédiaire, au maximum une fois tous les trois mois. Sinon, les ajustements sont reportés à la prochaine facture de renouvellement annuel.

Facturation postpayée¶

Les partenaires Afi bénéficient d’une facturation mensuelle postpayée. Chaque période de facturation s’étend du premier au dernier jour calendaire du mois. Le premier jour du mois suivant, Afi émet une facture consolidée unique couvrant l’utilisation du service du mois précédent pour tous les locataires clients du partenaire.

Facturation Google Cloud Platform¶

Les clients Afi qui s’abonnent via Google Cloud Marketplace sont facturés à l’usage. Afi impute chaque jour des frais au compte de facturation Google Cloud du client selon l’utilisation du service.

Options de paiement¶

Vous pouvez passer d’une option de paiement par carte bancaire à une option de paiement manuel par facture (virement ACH ou bancaire), et inversement, dans l’onglet Licensing → Payment options.

Si vous sélectionnez une carte bancaire comme mode de paiement, le système de facturation Afi débite immédiatement la carte associée à votre compte dès l’émission d’une facture. Lorsqu’un paiement par carte échoue (par exemple, si la carte a expiré ou ne dispose pas de fonds suffisants), le service envoie une notification au contact de facturation de l’organisation ainsi qu’aux destinataires configurés de Licensing notifications. Le service réessaie automatiquement les paiements par carte échoués tous les quelques jours.

Dans le cas de paiements manuels par facture, vous recevez des factures par e-mail accompagnées d’instructions de paiement et pouvez les régler manuellement par carte bancaire ou par virement bancaire/ACH. Vous pouvez consulter vos factures Afi, y compris les factures impayées, et leurs états dans l’onglet Licensing → Invoices.

Information

Les factures et reçus du service Afi sont envoyés au contact de facturation de votre organisation Afi, pour les paiements automatiques comme manuels. Vous pouvez configurer et mettre à jour le contact de facturation dans l’onglet Licensing → Billing info.

Factures et paiements¶

Vous pouvez consulter les factures émises par le service Afi, leurs états et des rapports détaillés au format PDF/CSV, dans l’onglet Licensing → Invoices du portail Afi :

Pour la facturation prépayée, les rapports détaillés de facture PDF et CSV associés aux factures de renouvellement répertorient les proratisations dues aux modifications de licences effectuées lors de la période de facturation précédente. Pour les factures intermédiaires émises durant une période de facturation annuelle, les rapports répertorient les proratisations liées aux modifications de licences durant cette période (les factures intermédiaires sont émises en cas de changements importants du nombre de licences ; sinon, ces changements sont reportés à la facture suivante).

Pour la facturation postpayée, les rapports indiquent les changements du nombre de licences et les frais associés pour la période de facturation en cours.

Notifications de licence¶

Afi envoie des e-mails de notification liés aux licences, aux paiements et aux quotas aux destinataires de Licensing notifications, configurables dans l’onglet Configuration → Notifications. Par défaut, un administrateur de l’organisation Afi est ajouté à ce groupe lors de la création de l’organisation.

Information

Pour plus de commodité, vous pouvez créer un groupe Google ou une boîte aux lettres de groupe Microsoft 365 et l’utiliser comme destinataire des notifications de licence au lieu d’ajouter manuellement chaque adresse e-mail de destinataire dans Afi.

Estimation et croissance du stockage de sauvegarde¶

Vous pouvez estimer la quantité initiale approximative de stockage de sauvegarde de votre locataire en vérifiant la quantité de stockage actuellement occupée du côté de Google Workspace ou de Microsoft 365 :

Du côté d’Afi, la quantité de stockage de sauvegarde est calculée comme la taille totale de tous les éléments et de toutes leurs versions dans tous les instantanés de sauvegarde historiques conservés par le service Afi, y compris ceux déjà supprimés ou réécrits du côté de Google Workspace ou de Microsoft 365. Il est donc normal que la taille du stockage de sauvegarde augmente au fil du temps. Le taux de croissance du stockage de sauvegarde peut être limité en configurant une rétention personnalisée des versions de sauvegarde ou GFS, des paramètres d’archivage et des règles d’exclusion. Pour plus d’informations sur la gestion de la croissance du stockage de sauvegarde, consultez notre guide.

Information

Les sauvegardes Afi sont incrémentielles en permanence, à l’exception d’une synchronisation initiale des données. Ainsi, lors de chaque sauvegarde incrémentielle, seuls les éléments modifiés sont synchronisés et le stockage de sauvegarde augmente de la taille totale des éléments ajoutés ou mis à jour.

Pour analyser la consommation de stockage de sauvegarde et trouver les sauvegardes qui occupent le plus d’espace de stockage dans un locataire Afi, vous pouvez télécharger une liste de toutes les ressources du locataire et de la taille de leur stockage de sauvegarde dans l’onglet Service → Settings → Info du portail Afi (voir le bouton Download CSV).

Application des quotas¶

Afi applique les quotas de ressources (utilisateur, machine virtuelle, base de données) et de stockage conformément au modèle de licence. Dès qu’un quota de service est dépassé, Afi émet une alerte correspondante (voir l’onglet Alerts dans le portail Afi) et envoie une notification d’alerte aux destinataires de Licensing notifications. Les e-mails de notification d’alerte sont envoyés tous les 7 jours jusqu’à la résolution du problème.

Information

Lorsque l’ajustement automatique du nombre de licences est activé et que l’utilisation du service est comprise dans les seuils d’ajustement, le service Afi n’émet aucune alerte même si les quotas de service sous licence sont temporairement dépassés.

Application du quota d’utilisateurs¶

Lorsqu’un nouvel utilisateur Google Workspace ou Microsoft 365 actif est protégé et que le quota d’utilisateurs sous licence est dépassé, les sauvegardes ultérieures de cet utilisateur échouent avec le code d’état Quota exceeded. Pour résoudre le problème, vous pouvez acheter des licences utilisateur supplémentaires dans l’onglet Licensing → Subscriptions ou supprimer une stratégie SLA de sauvegarde des utilisateurs actifs que vous ne souhaitez plus sauvegarder périodiquement.

Application du quota de stockage¶

Lorsque la quantité de stockage de sauvegarde d’un locataire dépasse 90 % du quota de stockage de sauvegarde sous licence, le service Afi émet l’alerte de niveau avertissement Storage quota nearly exceeded. Cette alerte est informative et aucune restriction de service n’est appliquée tant qu’elle est active.

Lorsque la quantité de stockage de sauvegarde dépasse le quota de stockage de sauvegarde sous licence, l’alerte Storage quota exceeded est émise et une période de grâce de 30 jours pour l’application du quota commence. Durant cette période, les quotas ne sont pas appliqués et les sauvegardes continuent de s’exécuter. Pour résoudre le problème de quota de stockage de sauvegarde dépassé, vous pouvez acheter du stockage de sauvegarde supplémentaire dans l’onglet Licensing → Subscriptions, configurer une rétention personnalisée des versions de sauvegarde et des règles d’archivage, ainsi que supprimer les sauvegardes dont vous n’avez plus besoin.

Si la quantité de stockage de sauvegarde ne redescend pas sous le quota sous licence pendant la période de grâce, toutes les sauvegardes du locataire commencent à échouer avec le code d’état Quota exceeded jusqu’à ce que le quota soit régularisé. Une fois la quantité de stockage de sauvegarde revenue sous le quota, les sauvegardes continuent de s’exécuter.

Information

Lorsque le quota de stockage de sauvegarde est dépassé et que la période de grâce est terminée, Afi ne synchronise plus de nouvelles données depuis Google Workspace ou Microsoft 365, mais continue d’appliquer les règles de rétention et d’archivage des données configurées.

Application des quotas de machines virtuelles et de bases de données¶

Lorsqu’une nouvelle machine virtuelle ou base de données active est protégée et que le quota sous licence correspondant de machines virtuelles ou de bases de données est dépassé, les sauvegardes ultérieures de cette ressource échouent avec le code d’état Quota exceeded. Pour résoudre le problème, vous pouvez acheter des licences supplémentaires dans l’onglet Licensing → Subscriptions ou supprimer une stratégie SLA de sauvegarde des ressources actives du type concerné que vous ne souhaitez plus sauvegarder périodiquement.

Licences pour les comptes multilocataires¶

Lorsqu’un même compte d’organisation Afi contient plusieurs locataires (par exemple, un locataire Microsoft 365 et un locataire Google Workspace), chacun est licencié séparément et possède son propre quota de service sous licence, qui n’est pas partagé entre les locataires.