Mail

Die Ansicht einer Afi-Exchange-E-Mail-Sicherung ähnelt der nativen Exchange-Weboberfläche mit E-Mail-Ordnerhierarchie und Nachrichtenvorschau. Sie können zwischen E-Mail-Ordnern navigieren, E-Mails nach Datum oder anderen Kriterien sortieren und bestimmte Ordner oder einzelne E-Mails für den Export oder die Wiederherstellung auswählen.

Standardmäßig umfasst die Exchange-E-Mail-Sicherung primäre und In-Place- beziehungsweise Onlinearchivpostfächer. Optional können Sie in den SLA-Richtlinieneinstellungen auf der Registerkarte Service → Settings → SLA die Exchange-Ordner für wiederherstellbare Elemente einschließen.

Durchsuchen

Standardmäßig zeigt die E-Mail-Ansicht Metadaten wie From, To, Subject, CC und BCC, die Liste der Anhänge und den Nachrichtentext an. E-Mail-Anhänge können durch Klicken auf das entsprechende Anhangslabel lokal heruntergeladen werden.

Ordner des In-Place- beziehungsweise Onlinearchivpostfachs und Ordner für wiederherstellbare Elemente werden in der Sicherungsansicht auf der Registerkarte Mail in den entsprechenden Abschnitten unterhalb der primären Postfachordner angezeigt:

Vorschau von E-Mail-Inhalten einschränken

Sie können den Zugriff auf E-Mail-Inhalte für Dienstadministratoren, Operatoren von Zugriffsgruppen und sogar Endbenutzer einschränken. Deaktivieren Sie dazu auf der Registerkarte Service → Settings → Access groups die Zugriffsberechtigung Preview email and chats content. Das folgende Beispiel zeigt die E-Mail-Ansicht bei eingeschränkter Inhaltsvorschau:

Information

Afi bietet eine Konfigurationsoption, mit der die Inhaltsvorschau beim Durchsuchen von E-Mails und Chats standardmäßig deaktiviert ist und erst durch einen Klick während des Durchsuchens aktiviert wird. Durchsuchen-Ereignisse (Browse) ohne und mit aktivierter Inhaltsvorschau werden protokolliert; der Status der Inhaltsvorschau ist in den Details der Auditereignisse enthalten. Wenden Sie sich an den Afi-Support, um diese Funktion zu aktivieren.

Suchen

Afi bietet umfassende Suchfunktionen, mit denen Sie E-Mails finden, die einer bestimmten Suchanfrage entsprechen. Sie können einzelne E-Mails aus den Ergebnissen für den Export oder die Wiederherstellung auswählen oder alle Treffer in einem unterstützten Format wie PST, MBOX oder EML exportieren.

Im einfachen Suchmodus geben Sie mehrere Begriffe ein. Der Dienst findet alle E-Mails, die sämtliche angegebenen Begriffe im Nachrichtentext oder in Metadaten wie To, From, Subject und Anhangsnamen enthalten. Alternativ können Sie die erweiterte Suche verwenden. Dort legen Sie Begriffe für bestimmte Metadatenfelder fest, grenzen den Suchbereich zeitlich ein oder durchsuchen nur die E-Mails, die im aktuell ausgewählten Sicherungs-Snapshot sichtbar sind.

Wenn Sie mehrere Suchbegriffe oder Filter angeben, liefert der Dienst nur E-Mails zurück, die gleichzeitig alle Begriffe enthalten und allen Filtern entsprechen. Nach der Prüfung der Ergebnisse können Sie weitere Begriffe zur Suchanfrage hinzufügen, um sie weiter einzugrenzen.

Dieses Beispiel zeigt eine einfache Suchanfrage nach allen E-Mails im Postfach eines Benutzers, die die Begriffe Afi und Backup enthalten:

Information

Bei eingeschränkter E-Mail-Inhaltsvorschau werden Metadaten wie To, From, Subject und Anhangsnamen durchsucht, der Nachrichtentext wird jedoch nicht berücksichtigt.

Das folgende komplexere Beispiel sucht nach E-Mails, deren Feld From die Begriffe Afi und Backup und deren Feld Subject den Begriff export enthält und die zwischen dem 1. April und 4. Mai 2024 gesendet wurden:

Benutzer können einzelne E-Mails aus den Suchergebnissen manuell für den Export oder die Wiederherstellung auswählen. Um alle einer Suchanfrage entsprechenden E-Mails zu exportieren, klicken Sie auf Download und wählen Download search results aus:

Exportieren

Benutzer können ein vollständiges Postfach oder ausgewählte E-Mails beziehungsweise E-Mail-Ordner exportieren, indem sie auf Download klicken und ein Exportformat auswählen. Wird ein Ordner mit verschachtelten Unterordnern exportiert, enthält der Export alle E-Mails im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern.

E-Mail-Daten können in den folgenden verbreiteten Branchenformaten exportiert werden:

• PST (Personal Storage Table) eignet sich besonders für den Outlook-E-Mail-Client.
• MBOX ist mit Mac Mail, Thunderbird und weiteren E-Mail-Clients von Drittanbietern kompatibel.
• EML eignet sich besonders für den Export einzelner E-Mails.

Information

Beim Export aus der Sicherungsansicht bleibt die E-Mail-Ordnerstruktur in allen Formaten – PST, MBOX und EML – erhalten.

Beim Export aus den Suchergebnissen bleibt die E-Mail-Ordnerstruktur nur im PST-Format erhalten.

Im PST-Format können Sie Mail-, Contacts-, Calendar- und Tasks-Daten gemeinsam in einem einzigen Export herunterladen:

Information

Bei Auswahl der Exportoption Download all (Mail) enthält der Export nur Daten des primären Postfachs. Um Daten des In-Place- beziehungsweise Onlinearchivs oder wiederherstellbare Elemente zu exportieren, wählen Sie die entsprechenden Ordner manuell aus.

Ein aus der Sicherungsansicht ausgeführter Export – nicht aus den Suchergebnissen – enthält nur die E-Mails des ausgewählten Sicherungs-Snapshots, also die zum Zeitpunkt der entsprechenden Sicherung im Postfach vorhandenen Nachrichten.

Um alle in einem Postfach gesendeten und empfangenen E-Mails unabhängig von ihrem Sicherungs-Snapshot zu exportieren – einschließlich Nachrichten, die in einem historischen Snapshot gelöscht wurden –, führen Sie eine Suche mit dem Filter Date Range ab einem frühen Datum aus, beispielsweise 1 Jan 2000 wie im folgenden Screenshot. Exportieren Sie anschließend die Treffer über Download search results im Dialogfeld Download:

Wiederherstellung

Mit Afi können Benutzer ausgewählte E-Mails, E-Mail-Ordner oder ein vollständiges Postfach im Postfach desselben oder eines anderen Benutzers wiederherstellen. Die folgenden Wiederherstellungsmodi stehen zur Verfügung:

• Recover to a separate folder – Stellt ausgewählte Daten unter einem bestimmten Ordner im Zielpostfach wieder her. Sie können einen eigenen Ordnernamen angeben oder den vom System erzeugten Namen (Restored by AFI/<date>) verwenden.
• Overwrite existing content – Stellt ausgewählte Daten am ursprünglichen Speicherort wieder her. Verwenden Sie diesen Modus mit Vorsicht, da bei Konflikten bereits im Zielpostfach vorhandene Elemente ersetzt werden. Andere vorhandene Elemente, die nicht mit den wiederherzustellenden Daten in Konflikt stehen, bleiben erhalten.

Bei der E-Mail-Wiederherstellung bleibt die Ordnerhierarchie erhalten. Im Modus Recover to a separate folder wird sie unter einem Zielordner neu erstellt, andernfalls im Zielpostfach rekonstruiert. Wird ein Ordner mit Unterordnern zur Wiederherstellung ausgewählt, stellt der Dienst rekursiv alle E-Mails in diesem Ordner und seinen Unterordnern wieder her und bildet die ursprüngliche Hierarchie nach.

Bei einer Wiederherstellung stellt Afi die ursprünglichen E-Mail-Metadaten wie To, From, CC, BCC, Betreff, Sendedatum und Gelesen/Ungelesen-Kennzeichnung sowie den Nachrichtentext und die Anhänge wieder her.

Das folgende Beispiel zeigt die Wiederherstellung in einem anderen Ordner für den Ordner Operations mit dem Unterordner Sales, der sich unter Work befindet.

E-Mail-Daten aus der Sicherung eines In-Place- beziehungsweise Onlinearchivpostfachs und aus Ordnern für wiederherstellbare Elemente können derzeit nicht am ursprünglichen Speicherort im Überschreibmodus wiederhergestellt werden. Sie lassen sich nur in einem separaten Ordner des primären Postfachs des Zielbenutzers wiederherstellen.

Information

Bei Auswahl der Wiederherstellungsoption Recover full account (Mail) werden nur Daten des primären Postfachs wiederhergestellt. Um Daten des In-Place- beziehungsweise Onlinearchivs oder wiederherstellbare Elemente wiederherzustellen, wählen Sie die entsprechenden Ordner manuell aus.